ใบความรู้ที่ 1
เรื่อง การสร้างฐานข้อมูลและตาราง


การสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใช้งานนั้นสามารถสร้างได้ 2 วิธี คือ

  1. สร้างจากฐานข้อมูลเปล่า
  2. สร้างจากฐานข้อมูลแม่แบบ

การสร้างฐานข้อมูลใหม่

  1. เลือก Bank Database
  2. ตั้งชื่อฐานข้อมูล
  3. เลือกที่จัดเก็บฐานข้อมูล
  4. คลิกปุ่ม Create

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/ex2_clip_image002_0000.jpg

 

การสร้างตารางข้อมูล

  1. คลิกที่ไอคอน view  
  2. เลือก Design View
  3. ตั้งชื่อตาราง
  4. คลิกปุ่ม OK
  5. ตั้งชื่อฟิลด์   
  6. กำหนดชนิดของข้อมูล และคำอธิบาย
  7. กำหนดคุณสมบัติของฟิลด์

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/ex2_clip_image003_0000.jpghttp://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/ex2_clip_image005_0000.jpg

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/ex2_clip_image007_0000.jpg 

 

 

ใบความรู้ที่ 2
เรื่อง ประเภทของข้อมูล

 

ประเภท

ขนาด

ความหมาย

Text

สูงสุด 255 ตัวอักษร

ตัวอักษร  ตัวเลข หรือเครื่องหมายต่างๆ 
ที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณ

Memo

สูงสุด 65,635 ตัวอักษร

ตัวหนังสือ หรือตัวเลขที่เป็นคำอธิบาย 
หรือบักทึกที่มีความยาวมากๆ

Number

1 – 8 ไบท์

ข้อมูลตัวเลขทั้งจำนวนเต็ม หรือทศนิยม 
ที่ต้องใช้ในการคำนวณ ดังนี้

  1. Byte : ตัวเลขจำนวนเต็ม 0-255
  2. Integer : จำนวนเต็ม -32,768 ถึง 32,768
  3. Long integer : จำนวนเต็ม   
  4. -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647
  5. Single : เก็บตัวเลขทศนิยม 7 ตำแหน่ง
  6. Double : เก็บตัวเลขทศนิยม 15 ตำแหน่ง
  7. Decimal : เก็บตัวเลขทศนิยม 28 ตำแหน่ง

Date/Time

8 ไบท์

วันที่และเวลาซึ่งมีรูปแบบการแสดงผลหลายแบบ และสามารถกำหนดแบบของการแสดงผลเองได้

Currency

8 ไบท์

เก็บข้อมูลที่เป็นจำนวนเงิน เพื่อป้องกันเรื่องการปัดเศษทศนิยม

Auto Number

4 Byte

กำหนดตัวเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกันโดยอัตโนมัติ โดยโปรแกรม

Yes/No

1 บิท

เก็บข้อมูลในรูปที่เป็นได้ 2 อย่าง 
เช่น จริง/เท็จ  ชาย/หญิง  ถูก/ผิด

OLE Object

1 GB

เก็บข้อมูลที่ถูกสร้างโดยโปรแกรมอื่น เช่น รูปภาพ เป็นต้น

Hyperlink

สูงสุด  2,048 ตัวอักษร

จุด Link ต่างๆ

Lookup Wizard

4 ไบท์

ข้อมูลที่เลือกจากตารางอื่นๆ ที่สัมพันธ์กัน

Attachment

 

เก็บข้อมูลที่เป็นรูปภาพ

 

ใบความรู้ที่ 3
เรื่อง ตารางข้อมูล

สร้างตารางใหม่ด้วยมุมมองออกแบบ (Design View)

1. คลิกเลือกแทบ สร้าง(Create) 
2.คลิกเลือกไอคอน ออกแบบตาราง (Table Design)


http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image002.jpg

3. พิมพ์ชื่อฟิลด์ productID
4. คลิกเลือกชนิดข้อมูลเป็น Text
5. พิมพ์คำอธิบายฟิลด์ว่า  รหัสสินค้า
6. สร้างฟิลด์อื่นๆ ให้ครบ

 

คุณสมบัติของแต่ละ Field (Field Properties)


Field Size

ขนาดของ ตามชนิดที่เลือกไว้ใน Data Type

Format

รูปแบบของข้อมูลใน Field นั้น ๆ

Input Mask

รูแปแบบที่ใช้บังคับป้อนข้อมูล เช่น กำหนดให้ป้อนได้เฉพาะตัวเลขได้ไม่เกิน 5ตัวเลข

Caption

ป้ายชื่อที่ติดแทนชื่อ Field ที่หัวคอลัมนืเมื่อแสดงข้อมูลแบบ Datasheet View

Default Value

การกำหนดค่าเริ่มต้น

Validation Text

แสดงกรอบข้อความเมื่อข้อมูลที่ป้อนเข้าไปไม่เป็นไปตามเงื่อนไงที่กำหนดไว้ใน Validation Rule

Required

กำหนดว่าต้องป้อนข้อมูลหรือไม่

Allow Zero Length

กำหนดว่าสามารถป้อนค่าว่าง (Null Value) ได้หรือไม่

 

ประโยชน์  Primary Key

1.  ป้องกันการป้อนข้อมูลที่ซ้ำกัน
2.  ป้องกันการเว้นว่างในการป้อนข้อมูล
3.  ช่วยในการจัดเรียงข้อมูล
4.  เป็น Field ที่ใช้ในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่าง Table

 

สร้างคีย์ให้กับตาราง

คีย์หลัก (Primary Key)  เป็นการกำหนดให้ฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งจะต้องไม่มีข้อมูลซ้ำกัน โดยมีขั้นตอนดังนี้

  1.  กำหนด Primary Key  โดยการคลิกที่ ฟิลด์ productID
  2. คลิกปุ่มคีย์หลัก (Primary Key) เพื่อกำหนดให้ฟิลด์ productID  เป็นคีย์หลักสำหรับการอ้างอิงค่าต่างๆ ในตาราง
  3. จะพบสัญลักษณ์รูปกุญแจบริเวณหน้าฟิลด์ productID 

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image004.jpg

การบันทึกตาราง

  1. คลิกไอคอนคำสั่ง บันทึก Save เพื่อบันทึกตาราง
  2. ตั้งชื่อตาราง เช่น tbl_product
  3. คลิกปุ่ม OKhttp://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image006.jpg

 

การใส่วันที่โดยใช้ปฏิทิน

  1. เลื่อนเมาส์ไปที่ฟิลด์ จะปรากฏไอคอนรูปปฏิทินขึ้นมา
  2. คลิกที่ไอคอนปฏิทิน
  3. เลือกวันที่ต้องการ

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image007.jpg

 

การใช้ฟังก์ชัน

  1. คลิกไอคอนคำสั่ง (SUM) ที่แท็บ หน้าแรก (Home)
  2. ปรากฏแถวรวมที่เรคคอร์ดสุดท้ายของแผ่นข้อมูล
  3. คลิกเลือกคำสั่ง ผลรวม (SUM)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image009.jpg

 

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image011.jpg

 

ตัวอย่าง
หาผลรวมของราคาสินค้า
 
กำหนดคุณสมบัติของ Validation rule และ Validation Text เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของฟิลด์
ตัวอย่างตารางร้าน Video กำหนดให้ค่าเช่าวีดีโอ 20 และ 30 เท่านั้น ถ้าไม่ใช่ให้ขึ้นข้อความเตือน

  1. เลือกฟิลด์ค่าเช่า Rent
  2. กำหนดค่า   Validation rule  : in(20,30)
  3. กำหนดค่า  Validation Text : ค่าเช่าต้องมีค่าเท่ากับ 20 หรือ 30 เท่านั้น

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image012.jpg

ตัวอย่าง ผลการตรวจสอบเมื่อป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image013.jpg

ใบความรู้ที่ 4
เรื่อง การจัดการข้อมูลด้วยคิวรี

 


คิวรี (Query) เป็นการกรองข้อมูลที่ต้องการจากตาราง แสดงจากฐานข้อมูลที่มีข้อมูลจำนวนมาก 
โดยแบ่งประเภทของคิวรี ดังนี้

  1. คิวแบบใช้เลือกข้อมูล (Select Query) ใช้สำหรับแสดงข้อมูลโดยดึงข้อมูลจากตารางเดียวหรือหลายตารางก็ได้
  2. คิวรีแบบตาราง (Crosstab Query) เป็นคิวรีที่ใช้สำหรับคำนวณและจัดโครงสร้างข้อมูลใหม่ โดยสามารถนำมาใช้ในการเปรียบเทียบและดูแนวโน้มของข้อมูลได้ เช่น แสดงยอดขายในแต่ละเดือน
  3. คิวรีพารามิเตอร์ (Parameter Query) เป็นคิวรีที่มีการแสดงไดอะล็อกบ็อกโต้ตอบโดยการใส่ค่าพารามิเตอร์เพื่อถามข้อมูลจากผู้ใช้งาน เช่น ป้อนรหัสสมาชิก
  4. คิวรีแอคชัน  (Action Query)  เป็นคิวรีที่ใช้สำหรับเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูลซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ชนิด คือ
    1. คิวรีแบบใช้สร้างตาราง
    2. คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล
    3. คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล
    4. คิวรีแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล
  5. คิวรีแบบ SQL เป็นคิวรีที่สร้างด้วยการใช้คำสั่งภาษา SQL

ประโยชน์ของ  Query

      1. แสดงข้อมูลตามเงื่อนไขที่ต้องการ
      2. รวมข้อมูลจากหลาย ๆ Table แล้วให้แสดงข้อมูลเพียง Table เดียว
      3. แสดงข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ
      4. จัดกลุ่มของข้อมูล

การสร้างคิวรีโดยใช้ตัวช่วย

  1. คลิกที่เมนู สร้าง  (Create)
  2. เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)
  3. เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard)
  4. คลิก OK

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image002_0000.jpg
5. เลือกตารางสินค้า และตารางประเภทสินค้า
6. ตาราง tbl_product  เลือกฟิลด์ product_ID และ product_name
ตาราง tbl_type  เลือกฟิลด์ type_name
http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image003.jpg
7. คลิกปุ่ม  Next ถัดไป
8. ตั้งชื่อคิวรี  qry_product_type
9. คลิกปุ่ม  Finish

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image004_0000.jpg

ตัวอย่าง
                  http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image005.jpg

 

สร้างคิวรีในมุมมองออกแบบ Query Design

  1. คลิกที่เมนู สร้าง  (Create)
  2. เลือก มุมมองออกแบบ (Query Design)
  3. เลือกตารางตาราง tbl_product  tbl_product  ตาราง tbl_type 
  4. คลิก เพิ่ม (Add)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image007_0000.jpg

5. คลิกแล้วลาก ฟิลด์ product_ID , product_name , product_price จากตาราง tbl_product 
 
เลือกฟิลด์ type_name จากตาราง tbl_type 
 
6. คลิกปุ่ม เรียกใช้ (RUN)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image009_0000.jpg

ตัวอย่าง คิวรี
                    http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image010.jpg 

การบันทึกคิวรี

  1. คลิกที่ไอคอน บันทึก
  2. ตั้งชื่อให้กับคิวรี qry_product_type1
  3. คลิกปุ่ม ตกลง OK

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image011_0000.jpg

 

ตัวอย่างการกำหนดเงื่อนไขใน Query เพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ


แบบที่ 1 แสดงข้อมูลเฉพาะประเภท Seafood
http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image013_0000.jpg

 

 

 

แบบที่ 2 ให้แสดงรายชื่อสินค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image015.jpg 

 

 

แบบที่ 3 ให้แสดงรายชื่อสินค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร S และอยู่ในประเทสินค้า Seafood

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image017.jpg 

 

 

แบบที่ 4 แสดงรายชื่อสินค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร S หรือสินค้าประเภท Beverages

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image019.jpg 

 

 

แบบที่ 5 แสดงประเภทสินค้า Seafood หรือ Beverages
http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image021.jpg

 

 

 

แบบที่ 6 สร้างเงื่อนไขข้อมูลประเภทตัวเลข

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image023.jpg 

 

 

 

เครื่องหมายเปรียบเทียบที่สามารถใช้ได้

เครื่องหมาย

ความหมาย

มากกว่า

น้อยกว่า

>=

มากกว่าหรือเท่ากับ

<=

น้อยกว่าหรือเท่ากับ

<> 

ไม่เท่ากับ

 

 

 

Between 1 and 3 แสดงค่าตั้งแต่ 1 ถึง 3
In(1,2) แสดงค่า 1 หรือ 2
Not Seafood  แสดงค่าที่ไม่ใช่ Seafood

 

การสร้างเงื่อนไขแบบมีพารามิเตอร์ 

ข้อความที่จะกำหนดให้เป็น Parameter จะต้องพิมพ์ให้อยุ่ภายในเครื่องหมาย [] เท่านั้น
 
และอักษรตัวแรกจะต้องไม่เว้นวรรคกับ [ ห้ามใช้เครื่องหมาย ! หรือ . ภายใน Parameter

  1. Design Query ที่ต้องการจะกำหนด Parameter
  2. คลิกเมาส์ในช่อง Criteria ของ Field ที่กำหนด Parameter
  3. พิมพ์ข้อความที่ต้องการภายในเครื่องหมาย [ ] เช่น [ป้อนประเภทของหนังสือ] จากนั้นคลิกปุ่ม Run http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image024.jpg

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image026.jpg

  1. โปรแกรมจะแสดง Input Box และมีข้อความที่ได้ตีพิมพ์ใน Parameter Query ขึ้นมาให้ ให้ทำกาป้อนเงื่อนไขที่ต้องการในช่องว่าง แล้วคลิกปุ่ม ok
  2. จากนั้น Query ก็ทำการแสดงข้อมูลตามเงื่อนไขที่ได้พิมพ์เข้าไปใน Parameter

 

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/pa_clip_image027.jpg

หมายเหตุ            

              กรณีที่เราไม่สามารถจำชื่อเต็มที่จะใช้เป็นเงื่อนไขได้ เช่น ต้องการหาสินค้าที่อยู่ในหมวดหมู่ของ คอมพิวเตอร์  แต่จำไม่ได้ว่าสะกดอย่างไร จึงอยากจะพิมพ์ ค* แต่ถ้าเป็น Parameter จะพิมพ์ไม่ได้ นอกจากใน Design Query จะต้องใส่ Like หน้า Parameter นั้นๆ เช่น Like [ป้อนประเภทของหนังสือ]

ใบความรู้ที่ 5
เรื่อง การสร้างฟอร์ม

ประเภทของฟอร์ม แบ่งออกเป็น 6 ชนิด

1.    ฟอร์มสำหรับป้อนข้อมูล

2.    ฟอร์มแบบกำหนดเอง

3.    ฟอร์มแบบแผ่นตารางข้อมูล

4.    Main / Sub forms

5.    Pivot Table Forms

6.    Pivot Chart Forms

มุมมองของฟอร์ม

1.    มุมมองเค้าโครง (Layout View)

2.    มุมมองการออกแบบ (Design View)

3.    มุมมองฟอร์ม (Form View

การสร้างฟอร์มทำได้ 3 วิธี คือ

1.     การสร้างฟอร์มด้วยเครื่องมือช่วยสร้างฟอร์ม

2.    การสร้างด้วยตัวช่วยสร้าง

3.    การสร้างฟอร์มขึ้นเองด้วยมุมมองออกแบบ

การสร้างฟอร์มเดี่ยว

1.    เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างฟอร์ม

2.    คลิกเลือก สร้าง (Create)

3.    เลือกไอคอน Form

4.    บันทึกฟอร์มhttp://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/a_clip_image001.jpg

 

 

 

 

 

 

 

 

การบันทึกฟอร์ม

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/a_clip_image003.jpg 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

การสร้างฟอร์มแยก

        1. คลิกที่แท็บ สร้าง (Create)
        2. คลิกเลือกตารางที่ต้องการสร้าง
        3. คลิกปุ่มฟอร์มแยก (Split Form)
        4. บันทึกตั้งชื่อฟอร์ม

การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้าง( Form Wizard)

    1. คลิกที่แท็บ สร้าง (Create)
    2. คลิกไอคอนคำสั่ง ฟอร์มเพิ่มเติม (More Form) เลือกตัวช่วยสร้างฟอร์ม (Form Wizard)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/a_clip_image004.jpg
3.คลิกเลือกตาราง tbl_product
4. เลือกฟิลด์ทั้งหมด
 
5. ถัดไป (Next)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/a_clip_image005.jpg
6. เลือกแบบคอลัมน์ (Columnar)
7. ถัดไป (Next)

 http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/a_clip_image006.jpg
8. เลือกรูปแบบ
 
9. ถัดไป (Next)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/a_clip_image007.jpg
10. ตั้งชื่อฟอร์ม Frm_product
11. คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น (Finish)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/a_clip_image008.jpg

 

ตัวอย่างฟอร์ม 
                    http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/a_clip_image010.jpg

 

******************************

ใบความรู้ที่ 6
เรื่อง การสร้างฟอร์มในมุมมองออกแบบ

ส่วนประกอบของตัวฟอร์ม   Design View ประกอบด้วย 5 ส่วน คือ

  1. ส่วนหัวของฟอร์ม Form Header  จะแสดงอยู่ในส่วนบนสุดของฟอร์ม ซึ่งจะพิมพ์เฉพาะหน้าแรกเท่านั้น เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อความ เช่น ชื่อฟอร์ม วันที่และเวลา เป็นต้น
  2. ส่วนหัวของหน้า Page Header  จะถูกพิมพ์อยู่ส่วนบนสุดของแต่ละหน้า
  3. ส่วนรายละเอียด Detail        เป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดต้องมีเสมอแต่กำหนดให้ไม่แสดง(คือมองไม่เห็น)ได้ เป็นส่วนที่ใช้วางเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมที่ใช้แสดงข้อมูลหรือรับข้อมูลจากผู้ใช้ รวมทั้งเป็นส่วนที่ใช้วางฟอร์มย่อย
  4. ส่วนท้ายของฟอร์ม Page Footer  จะถูกพิมพ์ในส่วนล่างสุดของแต่ละหน้า
  5. ส่วนท้ายของฟอร์ม Form Footer มักจะแสดงอยู่ส่วนล่างสุดของหน้าจอฟอร์ม ซึ่งจะถูกพิมพ์อยู่เฉพาะหน้าสุดท้าย

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/b_clip_image002.jpg


การเพิ่มหรือลบส่วนหัว / ส่วนท้ายของหน้า และฟอร์ม

  1. คลิกขวาบนหน้าจอ Form Design 
  2. คลิกเลือกคำสั่งที่ต้องการจะเพิ่มหรือลบส่วนหัว / ส่วนท้ายของหน้า และฟอร์มนั้นๆ

 

การสร้างฟอร์มด้วยมุมมองออกแบบอย่างง่าย

  1. ที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่ง ออกแบบฟอร์ม(Form Design) เพื่อสร้างฟอร์มเปล่าขึ้นมาก่อน

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/b_clip_image003.jpg
2. ที่แถบ ออกแบบ (Design) คลิกไอคอนคำสั่ง เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่  (Add existing Field) เพื่อเลือกตารางและฟิลด์ที่ต้องการ

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/b_clip_image005.jpg
3. คลิกเครื่องหมาย + (บวก) หน้าตารางที่ต้องการ
 

4.ดับเบิลคลิกฟิลด์ที่ต้องการ  หรือถ้าต้องการเลือกฟิลด์ทั้งหมด ให้คลิกที่ฟิลด์แรกแล้วกดแป้น Ctrl  บนแป้นคีย์บอร์ดค้างไว้แล้วคลิกที่ฟิลด์สุดท้าย จะปรากฏแถบสีดำทุกฟิลด์แล้วลากมาตำแหน่งที่ต้องการ

ส่วนประกอบของฟิลด์

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/b_clip_image007.jpg

  1. ป้ายชื่อ (label) ใช้แสดงข้อความ
  2. กล่องข้อความ (Text box) ใช้แสดงข้อมูลในฟิลด์ที่ดึงมาจากตารางหรือคิวรี

การสลับเปลี่ยนมุมมอง

  1. คลิกที่ มุมมอง (View)
  2. เลือกมุมมองที่ต้องการ

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/b_clip_image008.jpg

 

การกำหนดคุณสมบัติของคอนโทรล (Property)
หลังจากที่ได้นำคอนโทรลแต่ละตัวมาวางบนฟอร์มแล้วเราจะต้องกำหนดคุณสมบัติให้คอนโทรลแต่ละตัว เพื่อให้แต่ละตัวทำงานได้อย่างถูกต้องและตรงตามการใช้งาน วิธีกำหนดคุณสมบัติมีดังนี้

  1. คลิกไอคอนคำสั่ง แผ่นคุณสมบัติ (property sheet) ที่แท็บ ออกแบบ (Design)
  2. คลิกเมาส์ขวาของแต่ละคอนโทรลแล้วเลือกคำสั่ง คุณสมบัติ (properties) ซึ่งประกอบด้วยแถบต่างๆ ดังนี้

Format :              ใช้กำหนดคุณสมบัติเกี่ยวกับรูปแบบการแสดงผลของคอนโทรล 
Data       :               ใช้กำหนดแหล่งข้อมูล และกำหนดรูปแบบในการแสดงข้อมูลใน ฟอร์มโดยเลือกจากตารางหรือคิวรี        
 
เหตุการณ์ :           กำหนดว่าเมื่อเหตุการณ์หนึ่งแล้วต้องการให้ส่วนใดของโปรแกรมทำงาน 
 
อื่นๆ       :               ในส่วนนี้จะมีหลายๆ ส่วนรวมอยู่
ทั้งหมด :               แสดงคุณสมบัติที่มีทั้งหมดของคอนโทรลนั้นๆ

สรุปขั้นตอนการสร้างฟอร์ม

      • สร้างฟอร์มเปล่า กำหนดแหล่งข้อมูล และกำหนดคุณสมบัติของฟอร์ม
      • สร้างคอนโทรลบนฟอร์ม และกำหนดคุณสมบัติของคอนโทรล
      • ปรับแต่งคอนโทรลและฟอร์ม
      • จัดเก็บและเรียกใช้ฟอร์ม

 

**************************

 

ใบความรู้ที่ 7
เรื่อง การสร้างรายงาน

ประเภทของรายงาน  แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

  1. รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตาราง ซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงาน
    โดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน
  2. รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report)  เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด
  3. รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบล สำหรับติด    หน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้า เป็นต้น

มุมมองของรายงาน

  1. มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขรายงานได้
  2. มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์ โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ
  3. มุมมองเค้าโครง (Layout View)  มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงาน ในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้
  4. มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆ เข้ามาในรายงานได้

การสร้างรายงาน
       ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์ม คือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้ แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้

  1. การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง Report
  2. การสร้างรายงานเปล่า
  3. การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง
  4. การสร้างรายงานแบบเลเบล
  5. การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ

 

การสร้างรายงานด้วยปุ่มคำสั่งรายงาน Report

  1. คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน
  2. ที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่งรายงาน (Report)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image002.jpg 
3. จากนั้นจะแสดงหน้าจอรายงานขึ้นมาอัตโนมัติ
 
4. คลิกปุ่มบันทึก และตั้งชื่อให้กับรายงาน เช่น rpt_product
 
5. คลิกปุ่มตกลง

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image004.jpg
 

 

การสร้างรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครง (Layout View)

คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง รายงานเปล่า (Bank Report)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image006.jpg

  1. คลิกเลือกตารางที่ต้องการแสดงโดยคลิกที่เครื่องหมาย + (บวก) ในหน้าต่างเขตข้อมูลในที่นี้เลือกตาราง tbl_product
  2. จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image008.jpg

การบันทึกรายงาน

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image009.jpg

  1. บันทึกรายงาน คลิกที่ไอคอน  http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image010.jpg  
  2. ตั้งชื่อรายงาน rpt_product
  3. คลิกปุ่ม OK

 

การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง (Report Wizard)

  1. คลิกที่แท็บ สร้าง(Create)
  2. คลิกไอคอนคำสั่ง ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard)
  3. คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการ
  4. คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ โดยคลิกที่ปุ่ม > เพื่อเลือกที่ละฟิลด์ หรือคลิกที่ปุ่ม >> เพื่อเลือกฟิลด์ทั้งหมด
  5. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

 

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image014.jpg

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image012.jpg
6.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)
7. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)
http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image016.jpg

 

 

 

 

 

 

 

8. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image018.jpg 

 

 

 

 

 

 

9. เลือกรูปแบบเค้าโครงและรูปแบบการวาง คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image020.jpg 

 

 

 

 

 

 

10. เลือกรูปแบบ คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image022.jpg 

 

 

 

 

 

11.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image024.jpg 

 

 

 

 

 

 

 

ตัวอย่าง รายงานสินค้า
http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image026.jpg

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image028.jpg

 

การสร้างรายงานแบบลาเบล (Label Wizard)   

        

  1. เลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการสร้างเป็นลาเบล                                                                            
  2. คลิกที่แท็บ สร้าง (Create)
  3. คลิกไอคอนคำสั่ง ป้ายชื่อ (label)

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image030.jpg

    1. กำหนดขนาดและชนิดของเลเบล
    2. กำหนดรูปแบบของข้อความที่จะแสดงในเลเบล
    3. คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง
    4. เลือกรูปแบบการแสดง
    5. ตั้งชื่อรายงาน
    6. คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น Finish  

http://www.pbps.ac.th/e_learning/access/paper/c_clip_image032.jpg